Wer kennt es nicht, ein Haufen Arbeit die erledigt werden soll, aber es fehlt die Zeit um konzentriert an einzelnen Pendenzen zu arbeiten. Selbstmanagement ist hier gefragt und mit der richtigen Technik kommt man rasch zum Ziel.
Häufig sind Unterbrüche unser Problem, denn mit jedem Unterbruch wird man etwas zurückgeworfen. Da können eintreffende E-Mails sein, Telefonate, Personen die vorbeischauen, etc. solche Zeitfresser gilt es zu vermeiden, oder mindestens zu organisieren.
Wie das geht? Im Grunde ganz einfach. Hier kommt die Pomodoro Technique® von Francesco Cirillo.
So einfach die Technik so wirkungsvoll ist sie und mit regelmässiger Anwendung wird sie zum wichtigsten Helfer für konzentriertes Arbeiten.
Man nimmt sich 25 Minuten Zeit um konzentriert an etwas zu arbeiten. Anschliessend sind fünf Minuten zur freien Verfügung. Man kann diese fünf Minuten für die Dinge nutzen, die man vorher hinausgezögert hat. Solange diese nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als eben diese fünf Minuten.
Nach der Pause startet man mit der nächsten Runde. Wiederum 25 Minuten konzentriertes Arbeiten gefolgt von fünf Minuten Unterbruch. Nach vier Durchläufen (also ca. zwei Stunden) legt man eine Pause von 15 Minuten ein.
Wer danach noch viel Arbeit hat, kann so weiterfahren. Wie viele Durchläufe man tatsächlich macht spielt keine Rolle. Reichen zwei aus, dann ist das völlig ok. Wichtig dabei ist nur, dass man sich an die Vorgabe hält.
Skeptiker mögen denken, dass dies nicht möglich ist, dass es immer furchtbar wichtige Dinge gibt die man zu erledigen hat. Wenn zum Beispiel der Chef in der Türe steht, dann kann man ihm kaum sagen, dass er wieder gehen soll. Warum eigentlich nicht? Immerhin erledigt man ja wohl gerade etwas das in seine Hoheit fällt. Aber es ist schon so, dass es solche „unglaublich wichtigen“ Störfaktoren gibt. Allerdings kommen diese eher selten vor. Oder an wie viele können sie sich letzte Woche erinnern?
Daher die Störungen vermeiden um die 25 Minuten optimal nutzen zu können. Denn jeder Unterbruch bedeutet, dass wir einen Teil der Zeit verlieren, weil wir nach dem Unterbruch wieder da einsteigen müssen wo wir gerde waren. Das kostet wertvolle Zeit, da man davon ausgeht, dass jeder Unterbuch – und sei es nur ein E-Mail oder eine kurzes Telefonat – uns 15 Minuten Zeit kosten, bis wir wieder an dem Punkt sind vor dem Unterbruch. Man rechne…
Das Ziel ist sicherlich nicht, dass wir unseren gesamten Arbeitstag nach diesem Schema durchplanen und einhalten. Ich empfehle zwei bis vier Durchläufe zu einer Zeit in der man weniger auf Störungen anfällig ist. Ich persönlich nutze dann einen Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung. Einerseits sieht dann jeder, dass ich wohl beschäftigt bin und andererseits bin ich im Grossraumbüro vor der Geräuschkulisse etwas geschützt.
Was noch fehlt ist ein guter Timer. Der Name „Pomodoro“ kommt nicht von ungefähr. Der Entwickler hat selbst mit einer Küchenuhr experimentiert. Es reicht aber auch ein Handy, eine Stoppuhr oder natürlich gibt es unzählige Android und iOS Apps. Einfach nach „Pomodoro“ suchen und eine passende App auswählen. Anfangs empfehle ich eine möglichst einfache App, da ja die Technik und nicht die Bedienung der App im Vordergrund steht.
Und nun wünsche ich viel Spass beim konzentrierten Arbeiten. Es würde mich übrigens interessieren ob jemand damit arbeitet und welche Erfahrungen ihr macht.